Как извлечь текст примечания из ячейки в Excel?

Узнаем как можно извлечь текст примечания из ячейки в Excel для последующей обработки и анализа текстовых данных, а также разберем альтернативный способ вывода примечаний на печать.


Приветствую всех, уважаемые читатели блога TutorExcel.Ru.

Практически каждый пользователь Excel умеет добавлять примечания к ячейкам в виде текстовой заметки. Обычно в примечания добавляют какую-либо пояснительную информацию о введенных в ячейку данных.

Однако иногда возникает необходимость выцепить текст из примечания в отдельную ячейку, чтобы в дальнейшем обработать и проанализировать эту информацию. Например, просмотреть дополнительные данные по заказам интернет-магазина.

Предположим, что мы хотим отфильтровать данные по конкретным заказам, коих в интернет-магазине может быть десятки и сотни в день.
Конечно, можно вручную копировать текст из каждого примечания и вставлять комментарии в ячейки, но при большом объеме данных данный способ нельзя назвать эффективным.

Давайте разберёмся как можно скопировать комментарии из ячеек средствами Excel.

Как получить текст примечания из ячейки в Excel?

Стандартных инструментов извлечения текста (конечно, помимо ручной работы) в Excel нет. Как и всегда в таких случаях нам на помощь придет пользовательская функция.

По большому счету примечание это такое же свойство ячейки, как и, к примеру, цвет заливки, текста и т.д.
Поэтому сама функция по выделению комментария довольно простая, достаточно обратиться к свойству Comment.Text.

Переходим в редактор Visual Basic, создаём новый модуль (щелкаем правой кнопкой мыши в панели проектов и выбираем Insert -> Module) и добавляем туда код новой функции:

Теперь проверим работу функции GetTextComment на практике.

Для примера возьмем таблицу, где в крайнем правом столбце добавлены несколько примечаний, текст которых мы хотим поместить в соседний столбец:

Таблица с данными
Вводим формулу в ячейки столбца F (пользовательскую функцию, как и любую другую функцию, мы можем либо вручную ввести в строке формул, либо найти ее в категории Определенные пользователем с помощью мастера функций), в результате получаем:

Извлечение комментария. Вариант 1.
Как мы видим вместе с текстом в ячейку добавился и автор (имя пользователя в Excel, в моем случае это «IZ»), поэтому если есть необходимость, то чтобы убрать его нужно в функции дополнительно прописать операцию удаления текста (удаляем весь текст до двоеточия после которого в Excel начинается комментарий):

Проверяем корректность удаления имени пользователя при расчете функции GetTextCommentWOA:

Извлечение комментария. Вариант 2.
Все готово, имя пользователя пропало, теперь можно приступать к дальнейшей работе с текстовыми данными.

К сожалению, вариант с получением картинки из примечания таким способом осуществить уже не получится, так как возвращаемое значение пользовательской функции не может быть картинкой (однако можно реализовать с помощью макроса).

Дополнительные возможности при печати

Данный способ отображения примечаний также может быть полезен и при печати листов.

Если нужно вывести примечания на печать, то можно сделать это стандартным способом в настройках параметров печати (тут можно почитать подробнее), а можно добавить их в ячейки листа разобранным способом (в том случае если позволяет структура документа) и отправить на печать без дополнительного изменения настроек.

Скачать файл с примером.

Спасибо за внимание!
Если у вас остались вопросы — пишите в комментариях.

Удачи вам и до скорых встреч на страницах блога TutorExcel.Ru!

Поделиться с друзьями:
Поиск по сайту:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Читайте ранее:
Печать шапки таблицы на каждой странице в Excel

Научимся закреплять шапку таблицы в виде заголовков для печати (с зафиксированными строками или столбцами) на каждой странице в Excel.

Закрыть